Provjera svih stranaka u potencijalnoj poslovnoj transakciji ili aktivnosti, posebice krajnjih korisnika predmeta koji se prenosi, ključan je element u provjeri transakcije, čak i ako predmet uključen u transakciju nije strateške prirode. . Provjera stranaka je ključna jer su međunarodne organizacije poput Vijeća sigurnosti UN-a i nacionalne vlade pokrenule sankcije i posebna ograničenja u trgovini prema poduzećima i pojedincima koji su bili uključeni u proliferaciju oružja ili terorističke aktivnosti (ili koji predstavljaju takav rizik), prekršili zakone strateške kontrole trgovine ili koji predstavljaju neku drugu vrstu prijetnje nacionalnim interesima ili međunarodnoj sigurnosti. Vijeće sigurnosti Ujedinjenih naroda i nacionalne vlade obično objavljuju te popise sankcioniranih stranaka na svojim službenim mrežnima stranicama, a trgovina s takvim strankama koje se nalaze na popisima najčešće je ograničena (zbog toga što zahtijeva prethodno odobrenje državnih tijela) ili je u cijelosti zabranjena. No trgovačka poduzeća se ne bi trebala oslanjati isključivo na popise međunarodnih i nacionalnih državnih organizacija; poslovne zajednice i organizacije te sama poduzeća mogu imati i bolja znanja od samih državnih organizacija o tome koji su trgovački subjekti legitimni i pouzdani. Stoga poduzeća moraju pokušati iskoristiti svoje informacije o dobavljačima i klijentima, informacije koje pružaju trgovinska i industrijska udruženja te komercijalno dostupnu poslovnu inteligenciju (kao npr. Bloomberg i Dunn & Bradstreet), zajedno sa službenim predviđenim popisima stranaka.

Zadaci uključeni u provjeru stranaka strateške kontrole trgovine su sljedeći:

Zadatak 1: Određivanje osoba koja će razviti proces provjere stranaka

Odgovarajući ovlašteni službenik za usklađenost (glavni službenik za usklađenost ili službenik za usklađenost trgovine), zajedno sa stručnjacima iz pravnog odjela i odjela prodaje/marketinga/ljudskih resursa i logistike/slanja ili uvoza/izvoza trebali bi razviti postupak za provjeru stranaka, prema potrebi i kada je moguće. Sudjelovanje svih tih stranaka u razvoju postupka provjere stranaka pomoći će osigurati da je u skladu s programom usklađenosti strateške kontrole trgovine poduzeća i s važećim pravnim/regulatornim zahtjevima, da uključuje sve dostupne informacije poduzeća o strankama u transakciji i da se može integrirati u proces slanja pošiljke u poduzeću.

Zadatak 2: Izrada posebnih postupaka za provjeru stranaka

Provjera stranaka je proces koji se sastoji od više koraka. Prije svega, vaše poduzeće mora odrediti koje će se stranke provjeravati i kada će se provjeravati. Naprimjer, provjera se može zatražiti za sve nove potencijalne klijente i poslovne partnere na mjestu prvog kontakta, kao i za sve stranke koje će biti uključene u poslovne transakcije ili aktivnosti. Onoliko koliko je moguće, provjera stranaka se mora izvršiti na više točaka u transakciji ili odnosu s poslovnim partnerom. U najmanju ruku,provjera stranaka bi trebala biti izvedena u početnoj kontaktnoj točki, kod upita za ponudu ili upita vanjske stranke i onda ponovno prije slanja, prijenosa ili kupnje uključene robe, tehnologije, softvera ili usluga [vidjeti također dio „Kontrola pošiljke“ u odjeljku „Elementi PUU-a“]. Postojeći i već provjereni klijenti i poslovni partneri trebali bi se ponovno provjeriti barem jednom godišnje, kao i prije svakog prijenosa ili kupnje.

Nadalje, vaše poduzeće mora odlučiti koje će popise i izvore informacija uporabiti za provjeru stranaka. Najvažniji popisi za provjeru su oni državnih tijela koja su nadležna za transakciju, a u većini slučajeva to je nacionalna vlada države iz koje izvozite (molimo imajte na umu da neke države, kao npr. SAD, proširuju svoju stratešku kontrolu trgovine izvanteritorijalno i primjenjuju istu na svoje državljane gdjegod se nalazili ili čak na robu koja ima porijeklo iz SAD-a). Pod pretpostavkom da je država u kojoj poslujete članica Ujedinjenih naroda, svi popisi sankcija Vijeća sigurnosti UN-a moraju se uzeti u obzir ako isti već nisu izravno uključeni u nacionalne propise.

Nadalje, postoje brojni komercijali alati za provjeru stranaka s ograničenjima koji se mogu dobiti od poduzeća kao što su Amber Road, Aptean, MiC Customs Solutions, Integration Point, Intredex, Kewill, Livingston International, MK Denial, OCR Inc., Shipping Solutions, Thomson Reuters i Visual Compliance, između ostalih. Za nove ili nepoznate klijente i poslovne i transakcijske partnere, mogu se uporabiti besplatni i plaćeni sustavi poslovnih informacija poput Dow Jonesa, Dun & Bradstreeta, Bloomberga i Epicosa, kao i jednostavni pretraživači poput Googlea, Baidua, itd. Kao dio procesa, baza podataka i korišteni resursi, kao i pretraživana imena/nazivi trebali bi se zajedno zapisati s imenom pojedinca koji je izvršio provjeru te datumom i vremenom provjere .

Napomena: Odjeljak „Pomoć za provedbu PUU-a“ Vodiča za PUU sadrži predloške i kontrolne liste koje se mogu uporabiti za pregled i procjenu stranaka u transakciji. Također, odjeljak „Međunarodni resursi za stratešku kontrolu trgovine“ i njegov pododjeljak „Resursi za provjeru krajnjeg korisnika“ sadrži poveznice na različite popise stranaka s ograničenjima koji mogu biti korisni vašem poduzeću.

Zadatak 3: Navedite osoblje koje će biti odgovorno za izvršavanje provjere strana

Nakon što je proces provjere stranke određen, odgovornost za provedbu provjere stranaka u skladu s tim procesom mora biti dodijeljena. Imenovani službenik za usklađenost trgovine (npr. glavni službenik za usklađenost) mora nadgledati provjeru stranaka u velikim poduzećima i po mogućnosti voditi provjeru stranaka u malim i srednjim poduzećima. Kadgod je to moguće, zaposlenici iz odjela prodaje i marketinga, nabave, slanja te oni koji najbolje poznaju transakciju moraju biti glavni u provođenju provjere. Ključno je da se provjera stranaka s ograničenjima vrši prema najnovijim popisima stranaka s ograničenjima te da je postupak u uporabi kojim će se prepoznati potencijalni pokazatelji rizika kod provjere stranaka i poslati ovlaštenom službeniku za usklađenost.

Zadatak 4: Utvrđivanje postupaka i informacija za ažurnost postupaka provjere stranaka

Obavezno je popise stranaka s ograničenjima držati ažurirane. Odgovornost za nadzor promjena u primjenjivim državnim međunarodnim i nacionalnim popisima stranaka s ograničenjima najvjerojatnije će pripasti službeniku za usklađenost trgovine ili drugom imenovanom službeniku. Naprimjer, mrežne stranice relevantnih državnih agencija trebale bi se provjeravati najmanje svaka dva tjedna za poduzeća s velikim brojem pošiljaka ili prije svake transakcije/prijenosa ako do istih dolazi jednom mjesečno ili rjeđe. Ako je došlo do promjene na relevantnom popisu stranaka s ograničenjima, službenik za usklađenost trgovine mora osigurati da su svi resursi za provjeru u skladu s promjenama i da je svo relevantno osoblje u poduzeću obaviješteno o promjenama.

Zadatak 5: Dokumentiranje postupka provjere strana i njegovi ishodi

Svi podaci o procjeni stranaka moraju se čuvati za buduću uporabu i u svrhe audita za osobe koje će provoditi procjenu. Pogledajte odjeljak „Vođenje evidencije i dokumentacija“ za dodatne informacije o zapisima o provjeri stranaka.

Note: Odjeljak „Pomoć za provedbu PUU-a“ Vodiča za PUU sadrži predložak koji se može uporabiti za određivanje profila klijenata koji se može koristiti za dokumentiranje procesa provjere stranaka.