Vodič za Program unutarnje usklađenosti
za usklađenost strateške kontrole trgovine

Zadatak 3: Izradite i održavajte sustav arhiviranja i oblik zapisa

Na kraju, vaše poduzeće mora uspostaviti odgovarajući i učinkovit sustav arhiviranja podataka strateške kontrole trgovine. Učinkovit sustav arhiviranja pomaže osigurati da su svi podaci strateške kontrole trgovine pravilno preuzeti, zaštićeni, učitani i podijeljeni te omogućuje vašem poduzeću da lakše daje podatke o strateškoj kontroli trgovine vanjskim strankama u slučaju audita ili inspekcije. Dok se način arhiviranja može razlikovati prema veličini i operacijama poduzeća, najmanje, sva poduzeća moraju se usredotočiti na sljedeće:

  1. Odlučiti o formatu u kojem će se čuvati podaci o strateškoj kontroli trgovine

    • Vaše poduzeće mora odrediti koje specifične administrativne i transakcijske podatke će se čuvati u papirnatom obliku, a koje će se čuvati u elektroničkom obliku. Bez obzira na format sustava arhiviranja, izvorni dokumenti se uvijek moraju čuvati u formatu u kojem su izrađeni ili primljeni. Na sličan način svi zapisi (bilo na papiru, mikrofilmu ili elektroničkim / digitalnim uređajima za pohranu) moraju biti u mogućnosti otvoriti se (ili reproducirati, ako je to slučaj) u čvrstom obliku.
       
    • Podaci koji se odnose nastratešku kontrolu trgovine mogu se čuvati u više formata.. Vaše poduzeće može odlučiti uporabiti papirnati čvrsti oblik arhiviranja, elektronički sustav arhiviranja koji se oslanja na mrežu ili softver, sustave koji se nalaze na mreži ili u oblaku te računala ili neku od kombinacija prethodno navedenih. Zbog činjenica da se mnoga poduzeća suočavaju sa sve većim brojem poslovnih podataka i informacija, metode pohrane u čvrstom obliku su postale na neki način zastarjele i većina poduzeća sada biraju pohraniti većinu svojih podataka i zapisa na računala koristeći se tehnikama elektroničke pohrane.
       
  2. Odredite zahtjeve za sigurnost i čuvanje podataka strateške kontrole trgovine

Poduzeća moraju uspostaviti sigurno fizičko ili elektroničko mjesto pohrane za podake strateške kontrole trgovine.

  • Podaci strateške kontrole trgovine u elektroničkom formatu moraju se također primjereno čuvati. Ako vaše poduzeće pohranjuje podatke u elektroničkom obliku, pristup elektronički pohranjenim podacima mora biti ograničen koristeći se tehnikama enkripcije, prijave, zaštite lozinke i ostalih kontrola pristupa, kao i kibernetičkom sigurnosti na računalima poduzeća, mrežama i poslužiteljima..

     

  • Vaše poduzeće mora razviti pravila i postupke kojima će se regulirati zbrinjavanje podataka strateške kontrole trgovine (u čvrstom obliku i elektroničkom). Zbrinjavanje zapisa mora biti provedeno u skladu s relevantnim zakonima i provedeno pažljivo da bi se izbjeglo nehotično objavljivanje osjetljivih informacija. Zapisi u papirnatom obliku se moraju izrezati ili spaliti. Za elektroničke podatke vaše poduzeće se mora konzultirati s IT stručnjacima da bi utvrdili najprikladniji način djelovanja. Čvrsti diskovi računala i ostali elektronički uređaji za pohranu (skeneri, fotokopirni aparati, flash diskovi, itd.) koji sadrže podatke strateške kontrole trgovine moraju se očistiti prije prodaje ili zbrinjavanja.. Inventar svih zbrinutih podataka se mora čuvati, uz potvrdu da su podaci ispravno uništeni.

     

  • Ako vaše poduzeće održava ručni sustav arhiviranja, čvrsti zapisi se moraju čuvati u središnjem skladištu ili na određenoj lokaciji za čuvanje dokumenata koja se nalazi izvan ove lokacije, koja ima odgovarajuću fizičku sigurnost - da bi se onemogućilo da se ovi zapisi zagube, unište ili ukradu. Pristup fizičkom skladištu mora se nadzirati i moraju biti prisutne sigurnosne mjere koje su izrađene da spriječe neovlašten pristup podacima vašeg poduzeća (npr. nadzorne kamere, kontrola pristupa putem bedževa, zaključane konzole, vrata i ormarići).

     

  1. Utvrditi kako će se podaci strateške kontrole trgovine povezati i integrirati s ostalnim poslovnim zapisima

Sustav arhiviranja vašeg poduzeća, bilo da su podaci strateške kontrole trgovine pohranjeni u elektroničkom obliku ili u čvrstom, moraju biti označeni na način da se istima može brzo pristupiti putem više polja pretraživanja. Sustav arhiviranja mora dozvoliti jednostavno podudaranje za svaku transakciju, račun, pošiljatelja, izvoznu deklaraciju, dostavnicu, zračni teretni list, teretnicu, popis pakiranja i ostale zapise o transakciji.

  1. Odredite ako i kako će zapisi strateške kontrole trgovine biti integrirani u IT sustav vađeg poduzeća

Da biste učinkovito održavali i upravljali zapisima strateške kontrole trgovine, vaše poduzeće mora primijeniti pristup koji učinkovito integrira upravljanje zapisima i procese informacijske tehnologije. Za velik broj poduzeća IT je više od upravljanja podacima te uključuje upravljanje dokumentima i pohranu podataka Vaš sustav upravljanja informacijama mora imati dovoljne kapacitete za podupiranje učinkovitog upravljanja zapisima Elektronički zapisi se moraju jednostavno preuzeti i na odgovarajući način osigurati kao dio cjelokupnog sustava upravljanja informacijama vašeg poduzeća. Da biste utvrdili kapacitete vašeg sustava upravljanja ifnormacijama u poduzeću:

  • Odredite je li vođenje evidencije već stup vašeg ERP sustava planiranja resursa u poduzeću (ako je primjenjivo).
  • Prilikom razvoja novih ili poboljšanja postojećih IT sustava, vaše poduzeće mora provjeriti da su svi relevantni elektronički zapisi čuvaju i da promjene u tehnologiji neće ugroziti integritet ili čuvanje tih podataka.
  • Poduzeća moraju osigurati da potencijalne ili predložene promjene u operativnim sustavima poduzeća ili sustavu upravljanja informacijama neće učiniti podatke strateške kontrole trgovine nedostupnima, nečitljivim ili izgubljenim.
  • Pitajte vašeg IT stručnjaka u poduzeću da odredi kako se informacije i podaci sada održavaju, kako se njima upravlja i kako se čuvaju unutar organizacije.
  • Odredite ima li vaše poduzeće ERDMS sustav upravljanja dokumentima.
  1. Utvrdite metode kojima će se potvrditi usklađenost sa zahtjevima vođenja evidencije strateške kontrole trgovine

Vaše poduzeće provodit će redovite revizije sustava evidencije kako bi se osiguralo da su svi potrebni zapisi snimljeni i pohranjeni u potpunosti u skladu s relevantnim propisima o strateškoj kontroli trgovine te da su zapisi organizirani u logičnom slijedu koji se može pratiti i koji omogućava učinkovito pretraživanje i dohvaćanje. Audit/interna revizija podataka može vašem poduzeću omogućiti detekciju slučajnih povreda strateške kontrole trgovine te će pomoći s prepoznavanjem obrazaca kod klijenata, proizvoda, krajnjih uporaba, krajnjih korisnika i odredišta - što može dovesti do boljeg uvida u potencijalno sumnjive upite.

  1. Razvijte sustav sigurnosne kopije za sve elektroničke datoteke

Koristite se sustavom sigurnosne kopije za datoteke koje se čuvaju koristeći se tehnikama elektroničke pohrane i provedite mjere koje će vam pomoći kod povrata podataka i ostalih elektroničkih komunikacija na računalu vašeg poduzeća te sustava upravljanja informacijama, ako bi došlo do zastoja u glavnom elektroničkom sustavu pohrane podataka.

Traženje ICP Web-mjesto