Obično prvi korak u cjelokupnom procesu provjere određuje je li roba (proizvod, oprema, materijal, komponenta, dio, tehnologija ili softver) uključena u navedenu transakciju strateška roba prema zakonima i propisima države u kojoj nastaje transakcije ili, u nekim slučajevima, prema zakonima i propisima strane države koji se primjenjuju izvanteritorijalno. Provjera robe ili klasifikacija - u svrhe strateške kontrole trgovine, a ne carinske - radi se na način da se uspoređuju tehničke značajke, specifikacije i primjena robe s kontrolnim popisima koji definiraju robu koja je regulirana u određenom sustavu strateške kontrole trgovine. Sva roba kojom se poduzeće bavi mora biti provjerena i klasificirana u mjeri u kojoj je to moguće. Klasifikacija strateške kontrole trgovine može biti kompleksna i izazovna, posebice u slučaju prilagođenih „rješenja“, multimaterijalnih proizvoda i tehnologije. Nadalje, različiti nacionalni sustavi strateške kontrole trgovine mogu imati različite definicije pojedine terminologije ili različitih pristupa klasifikaciji robe u svrhe strateške kontrole trgovine.

• PRIMJER: Prema nekim nacionalnim sustavima strateške kontrole trgovine, „gotov proizvod ili rješenje“ koji uključuje jednu ili dvije strateške komponente može biti na klasifikacijskoj listi koja se odnosi na gotove proizvode ili rješenja, a ne strateške komponente, osim ako bi se komponenta mogla ukloniti iz gotovog proizvoda, ako čini najvažniji dio gotovog proizvoda ili ako se na istu odnosi više od određenog postotka vrijednosti gotovog proizvoda. Nasuprot tome, prema nekim drugim nacionalnim sustavima strateške kontrole trgovine čak i najmanja strateška komponenta inače nestrateškog gotovog proizvoda može uzrokovati da nestrateški gotov proizvod bude klasificiran kao strateška roba.
   

Napomena: Preporučuje se da vaše poduzeće odredi što čini „stratešku robu“ u vašoj državi i kako državna tijeka klasificiraju gotove proizvode koji sadrže stratešku komponentu.

Zadatak 1: Određivanje osoba koja će razviti proces provjere robe

Odgovarajući ovlašteni službenik za usklađenost (glavni službenik za usklađenost ili službenik za usklađenost trgovine/voditelj usklađenosti trgovine), zajedno sa stručnjacima iz pravnog odjela i odjela razvoja i istraživanja te logistike/slanja ili uvoza/izvoza trebali bi razviti postupak za provjeru robe, prema potrebi i kada je moguće. Sudjelovanje svake od navedenih stranaka u razvoju postupka provjere robe pomoći će da se isti uskladi s programom usklađenosti poduzeća i važećim pravnim/regulatornim zahtjevima, da uključi sva dostupna tehnička znanja u organizaciji te da se može integrirati u postupke razvoja proizvoda/tehnologije i slanja u poduzeću.

Zadatak 2: Izrada posebnih postupaka za provjeru robe

Posebni postupci za provjeru robe ovisit će o tome je li roba jedan od osobnih proizvoda poduzeća ili je dio/komponenta/materijal/oprema/tehnologija/softver drugog poduzeća. U svim slučajevima, ključno je da se roba provjerava/klasificira prema točnoj i najnovijoj verziji svih primjenjivih kontrolnih popisa. Klasifikacija robe u svrhe strateške kontrole trgovine bi trebala započeti što je prije moguće u životnom ciklusu i/ili lancu opskrbe proizvoda/tehnologije te biti dovoljno fleksibilna za promjene.

Prije klasifikacije robe u svrhe kontrole trgovine, vaše bi poduzeće trebalo odrediti:

• Je li roba koja se klasificira jedan proizvod ili sustav ili prilagođeno rješenje;
• Je li bilo koji dio sadržaja robe stranog porijekla; i
• U kojoj mjeri je došlo do izmjene robe.

Poduzeće može započeti s procesom provjere/klasifikacije koristeći se svojim unutarnjim resursima, kao što su inženjeri i ostali stručnjaci koji najbolje poznaju tehničke specifikacije i mogućnosti robe.. Ako je predmet roba ili tehnologija koju je proizvelo drugo poduzeće, može se kontaktirati s tim poduzećem da bi se provjerilo je li se stavka već klasificirala u svrhe strateške kontrole trgovine ili da se potvrde tehničke specifikacije i mogućnosti predmeta. Ako unutarnji i vanjski resursi poduzeća nisu dostupni ili nije moguće provesti konačnu klasifikaciju robe, vrlo često tijelo za izdavanje dozvole strateške kontrole trgovine čiji se popis provjerava može dati pisane smjernice, online alate za pomoć pri klasifikaciji ili službene ili neslužbene informacije o klasifikaciju predmeta na zahtjev. Ako poduzeće ne želi uporabiti državne resurse kod klasifikacije proizvoda, vrlo često postoje privatne usluge (konzultanti, odvjetnici, itd.) koji će pomoći s klasifikacijom predmeta uz naknadu. Ne preporučuje se oslanjati na carinske brokere, otpremnike i pružatelje logističkih usluga kod klasifikacije predmeta u svrhe strateške kontrole trgovine osim ako nemaju stvarno iskustvo u provođenju takve klasifikacije.. Bez obzira na to koji su konačni izvori klasifikacije, ta se klasifikacija mora zapisati i uključiti s odgovarajućim podacima za tu određenu transakciju i kaodio baze podataka bilo kojeg proizvoda ili dijelova poduzeće može zadržati za buduću uporabu.

Napomena: “Resursi za provedbu“ („Međunarodni resursi iz područja strateške kontrole trgovine – naslov Resursi za klasifikaciju robe”) sadrži poveznice na razne državne i industrijske alate za klasifikaciju koje mogu koristiti vašem poduzeću.

Zadatak 3: Navedite osoblje koje će biti odgovorno za izvršavanje provjere robe

Nakon što je proces provjere/klasifikacije izrađen, mora se dodijeliti odgovornost za provođenje provjera u skladu s navedenim procesom. Imenovani službenik za usklađenost u poduzeću (npr. glavni službenik za usklađenost) mora predvidjeti provjeru transakcije u velikim poduzećima te po mogućnosti biti voditelj provjere kod malih i srednjih poduzeća. Kadgod je to moguće, inženjeri poduzeća, tehnički stručnjaci ili oni koji najbolje poznaju robu moraju imati glavnu odgovornost u provođenju provjere/klasifikacije robe. Za robu koja je klasificirana, osoblje iz odjela prodaje i logistike moraju biti odgovorni za provjere daljnjih transakcija za navedenu robu prema klasifikacijskim zapisima poduzeća, međutim, ključno je da klasifikacija u svrhe strateške kontrole trgovine bude ažurirana i da postoje postupci kojima se potencijalne transakcije mogu poslati odgovornom službeniku za usklađenost, u slučajevima kada osoblje iz odjela prodaje ili logistike imaju pitanja ili dvojbe o tome je li roba klasificirana ili nije..

Zadatak 4: Utvrđivanje postupaka i informacija za ažurnost postupaka provjere robe

Kako je navedeno, ključno je da postupci provjere i klasifikacije robe budu ažurirani.. Odgovornost za nadzor promjena u primjenjivim pravilima i postupcima strateške kontrole trgovine i/ili kontrolnim popisima najvjerojatnije će pripasti službeniku za usklađenost trgovine ili drugom imenovanom službeniku. Naprimjer, mrežne stranice relevantnih agencija za stratešku kontrolu trgovine trebale bi se provjeravati za novosti svaka dva tjedna ili najmanje jednom mjesečno. Ako dođe do promjena u pravilima strateške kontrole trgovine ili kontrolnih popisa, službenik za usklađenost trgovine mora osigurati da su svi postupci i zapisi poduzeća, a posebice klasifikacija proizvoda, izmijenjeni prema tim izmjenama i da je svo relevantno osoblje poduzeća obaviješteno o navedenim izmjenama.

Zadatak 5: Dokumentiranje postupka provjere robe i provjere klasifikacije i njegovi ishodi

All records of item classification must be retained for future reference and auditing purposes. Provjerite odjeljak „Vođenje evidencije i dokumentacija“ za dodatne informacije o zapisima klasifikacije robe.

Note: Odjeljak „Pomoć za provedbu PUU-a“ Vodiča za PUU sadrži predloške o klasifikaciji proizvod koji se mogu koristiti u vašem poduzeću za evidentiranje i dokumentiranje klasifikacije proizvoda vašeg inventara.