Podaci koji se čuvaju ovise o prirodi aktivnosti vašeg poduzeća i zakona i propisa strateške kontrole trgovine u vašoj državi. Prije svega, preporučuje se provjeriti sadašnje mjere vođenja evidencije vašeg poduzećate utvrditi ako su postojeći postupci vođenja evidencije u skladu s kriterijima dogovorenim u zakonodavstvu strateške kontrole trgovine u vašoj državi.

To preporučeno razdoblje čuvanja zapisa za stratešku kontrolu trgovine je pet godina od dana kada je nastala transakcija, ali vaše poduzeće bi trebalo ponovno provjeriti vaše nacionalno zakonodavstvo i relevantna tijela za izdavanje dozvola da utvrdi traženo razdoblje čuvanja podataka u vašoj državi.

Postoje dvije vrste zapisa koje vaše poduzeće mora čuvati:

1. Administrativni zapisi; i

   Administrativni podaci koje vaše poduzeće mora čuvati mogu uključivati neke ili sve od navedenih:

   • Trenutačni primjerak tiskanog Priručnika za PUU vašeg poduzeća (i plan kontrole tehnologije, ako je primjenjivo);
   • Trenutačni primjerak svih primjenjivih zakona, propisa i politika u području strateške kontrole trgovine;
   • Pisanu izjavu o politici usklađenosti strateške kontrole trgovine vašeg poduzeća;
   • Sve narudžbe koje su interno odbijene, uključiti sve detalje vezane za upit o ponudi i razlog odbijanja;
   • Popis klasifikacije/identifikacije robe za sve proizvode vašeg poduzeća (kao i svu dokumentaciju koju je sačinilo vaše osoblje za usklađenost ili drugi (npr. vanjski konzultanti za usklađenost trgovine) kojom se utvrdilo da određeni predmet ili transakcija ne podliježu zahtjevima za izdavanje dozvole);
   • Formalna savjetodavna mišljenja o klasifikaciji robe koju daju vaše nacionalno tijelo (ako je primjenjivo u vašoj državi);
   • Zapisi o svim formalnim osposobljavanjima zaposlenika o pitanjima strateške kontrole trgovine i primjerci osobnih datoteka;
   • Izvješća o unutarnjoj revizij/auditu PUU-a vašeg poduzeća, uključujući preporuke i predložene daljnje postupke ili korektivne mjere; i
   • Dokumentacija o kontrolnoj listi strateške kontrole trgovine i sva dovršena pomagala za provedbu.
      
2. Zapisi o transakciji.

   Zapisi transakcije koje vaše poduzeće mora čuvati mogu uključivati neke ili sve sljedeće:

   • Zračni teretni list, teretnicu, pristanišnu priznanicu ili bilo koji drugi dokument o carinjenju;
   • Izvoznu deklaraciju;
   • Narudžbenicu;
   • Akreditiv;
   • Potvrdu o porijeklu;
   • Fakturu;
   • Predračun;
   • Popis pakiranja;
   • Ugovore;
   • Dokaz o osiguranju;
   • Financijske i računovodstvene zapise;
   • Poziv na dostavu ponude;
   • Memorandume, bilješke, zapisnike ili unutarnju korespondenciju koja se odnosi na kontrolirane transakcije;
   • Obrasce zahtjeva za izdavanje dozvole;
   • Svu popratnu dokumentaciju uz zahtjev za izdavanje dozvole;
   • Dokumentacija kontrolne liste crvenih zastavica, uključujući zapise provjere;
   • Odobrene dozvole koje uključuju kontrolirane predmete;
   • Službene odbijenice dozvola koje je izdalo nacionalno tijelo;
   • Podaci o transakcijama koje uključuju izvoze provedene pod izuzetkom dozvole;
   • Međunarodna uvozna dozvola (IIC) ili Potvrda o krajnjem korisniku (EUC) (moraju uključivati strano odobrenje od stranih klijenata kao npr. uvozne dozvole i EUC);
   • Pisani prihvat krajnjeg korisnika uvjeta dozvole, kada je dozvola neophodna;
   • Potvrda da je pošiljka isporučena (DVC) ili slična potvrda isporuke
   • Izjava posljednjeg primatelja i kupca;
   • Prateći prilozi, aneksi ili uvjeti;
   • Zahtjev za međunarodnu uvoznu potvrdu;
   • Punomoć ili drugo pisano odobrenje agentu da može izvršiti određene specifične radnje u ime izvoznika, glavne stranke ili strane glavne stranke;
   • Dokumentacija o ruti i načinu prijevoza kontrolirane robe od vaših prostorija do prijevoznika/distributera/brokera/krajnjeg korisnika (uključujući sve luke provoza ili prekrcaja);
   • Sve informacije ili dokumentacija prenesena ili poslana klijentima, agentima i distributerima i koja se odnosi na zahtjeve strateške kontrole trgovine vezane za jedan poseban predmet;
   • Izjave o dobrovoljnom otkrivanju (ako je primjenjivo u vašoj državi);
   • Zapise elektroničkih prijenosa koji uključuju strateške tehničke podatke;* i
   • Određene razgovore sa stranim državljanima.*

   
   *Vidjeti odjeljak „Alati za industrijski sektor“, pododjeljak „Najbolje prakse za tehnologiju“ Vodiča za PUU za više informacija o vođenju evidencije vezane za nematerijalne prijenose tehnologije i razmjenu informacija koja uključuje strane državljane.

Vaše poduzeće može također razmotriti razvoji provedbu sustava za dokumentiranje svih komunikacija s državnim tijelima. Zadržavanje relevantnih zakonskih tumačenja ili ostalih smjernica/savjeta (npr. pomoć kod klasifikacije robe prije izdavanja dozvole) o pitanjima strateške kontrole trgovinemogu razjasniti i osigurati kontinuitet u izvršavanju funkcija usklađenosti u budućnosti (klasifikacija robe, provjera transakcije, itd.) i mogu vašem poduzeću pomoći u obrani svojih prethodnih radnji i odluka,, ako je potrebno.

Kopije takvih zapisa moraju se osigurati i mora ih čuvati ovlaštena osoba za usklađenost te sve upite iliili komunikaciju s nacionalnim tijelima mora provoditi vaš glavni službenik za usklađenost.