Organizacijska hijerarhija strateške kontrole trgovine mora biti transparentna te je rukovodstvo mora jasno prenijeti svim zaposlenicima u obliku koji je nedvosmislen i lako razumljiv. Poduzeća moraju izraditi popis ili organigram kojim će svim zaposlenicima prenijeti organizacijsku strukturu. Popisi služe za prikaz specifičnih zadata u okviru usklađenosti strateške kontrole trgovine, dok su organigrami korisni za prikaz linija i struktura unutar poduzeća.

Vaše poduzeće treba razmotriti dokumentiranje funkcija strateške kontrole trgovine na način da razvije:

• Opis funkcija usklađenosti koji opisuje ovlasti, funkciju i obveze odgovorne osobe za usklađenost u svakodnevnim operacijama i pitanjima vezanim uz usklađenost strateške kontrole trgovine vašeg poduzeća. Ovlašteno osoblje za usklađenost mora se identificirati imenom, funkcijom i telefonskim brojem. Količina informacija koja se nalazi na popisu odgovornih službenika ovisi o veličini poduzeća. Za mala i srednja poduzeća nije potrebno mnogo detalja. Međutim, u većim poduzećima s velikim brojem zaposlenika koji su uključeni u pitanja usklađenosti strateške kontrole trgovine, vrlo je važno jasno i detaljno identificirati odgovorne strane..
• Organigram koji jasno opisuje strukturu i zapovjedni lanac za prijavu problema na području strateške kontrole trgovine.
• Kontaktni popis za usklađenost kojim se navodi ime, funkcija, e-mail, telefon, adresa ili ostale važne kontaktne informacije za svo glavno i zamjensko osoblje.

Napomena: Ovi organigrami i kontaktni popisi moraju se podijeliti svima u poduzeću te ažurirati povremeno zbog promjene osoblja. Popisi i organigrami se mogu objaviti i ažurirati na mrežnoj stranici poduzeća, intranetu i/ili unutarnjim publikacijama.

Usklađenost strateške kontrole trgovine: poticaji i sankcije

Vaše poduzeće može također razmotriti uvođenje poticaja za zaposlenike koji zadovolje i nadmaše svoje odgovornosti vezane uz usklađenost , kao što su priznanja na razini poduzeća ili povećanje plaće. Neka će poduzeća procijeniti rezultate usklađenosti zaposlenika tijekom ocjenjivanja uspješnosti te ih uključiti u odluku o promociji. Na sličan način učinkovita organizacijska struktura može odrediti i posljedice neispunjavanja odgovornosti usklađenosti u obliku prethodno utvrđenih kazni ili sankcija. Sankcije mogu ići od negativne ocjene u ocjeni zaposlenika pa do nazadovanja ili u ozbiljnijim situacijama i do raskida zaposlenja. Nadalje, vaše poduzeće mora informirati sve nove i tekuće zaposlenike da će za kršenja strateške kontrole trgovine protiv njih biti pokrenute pravne radnje.

Ovi poticaji i sankcije se jasno moraju navesti i podijeliti svim novim zaposlenicima prilikom zapošljavanja te moraju biti uključeni u ugovor i dokumentaciju o zaposlenju. Informacije također moraju biti lako dostupne svim zaposlenicima - ili putem intraneta poduzeća i/ili u papirnatom obliku putem odjela ljudskih resursa.

Note: Poveznica „Organizacijska struktura“ u sklopu odjeljka „Pomoć za provedbu PUU-a“ sadrži predložak kontaktnog popisa, primjere organigrama usklađenosti te opis funkcija i odgovornosti za različita radna mjesta u okviru usklađenosti strateške kontrole trgovine.