Odgovornost vašeg poduzeća je razviti strategiju za učinkovitu provedbu i razvoj PUU-a. Razvoj i provedba PUU-a zahtijevaju vrijeme, resurse i tehničko znanje. Nažalost, poduzeća uglavnom podcjenjuju količinu vremena koja će im biti potrebna za razvoj PUU-a i ne ulažu dovoljne resurse koji su neophodni za podupiranje njegove učinkovite provedbe. Izrada Plana provedbe i razvoja PUU-a može pomoći da se vaš PUU pravilno uvede i da se provede na učinkovit i održiv način.
Tablica u nastavku navodi detaljan plan razvoja i provedbe PUU-a unutar vašeg poduzeća.
| Razvoj i provedba vašeg PUU-a |
Zadaci koje je potrebno izvršiti |
| 1. korak |
Prikupljanje znanja
- Prikupite relevantne zakone i propise; odredite zakonske obveze i ostale zahtjeve s kojima se vaše poduzeće mora uskladiti
- Utvrdite rizike i slabosti vezane uz usklađenost u vašem poduzeću (poslovanje, aktivnosti, država, roba, profili krajnje uporabe)
- Odredite u kojoj mjeri se vaše poduzeće bavi kontroliranom robom
- Procijenite opseg tehničke stručnosti u poduzeću
- Ocijenite trenutačne resurse i procijenite vrijeme neophodno za uspostavu i održavanje PUU-a (bolje precijeniti)
- Procijenite sveukupan trošak uspostave i održavanja PUU-a *
* Uspostava PUU-a donosi trošak i vaše poduzeće mora osigurati odgovarajuće resurse (vremenske, financijske i ljudske) da bi osiguralo učinkovitu provedbu. Početni trošak postavljanja će najvjerojatnije biti manji od 2 % godišnjeg prometa vašeg poduzeća, a tekući troškovi provedbe PUU-a se općenito procjenjuju na manje od 1 % ukupnog godišnjeg prihoda.
|
| 2. korak |
Pregledajte trenutačne postupke i prakse
- Pregledajte sve pisane standardne operativne postupke (SOP)
- Pregledajte proizvode i tehnologiju poduzeća (uključujući klasificiranu robu i odredite koja roba i tehnologija su podložne zahtjevima za izdavanje dozvole strateške kontrole trgovine u vašoj državi).
- Identificirajte unutarnje i vanjske resurse strateške kontrole trgovine i PUU-a koji vam mogu pomoći u razvoju i održavanju PUU-a (uključujući tehničke stručnjake, vanjske konzultante, pravne stručnjake, revizorska poduzeća, nevladine organizacije, akademsku zajednicu, itd.).
- Odredite opseg PUU-a vašeg poduzeća i odredite specifične elemente PUU-a.
Napomena: Ovi zadaci mogu zahtijevati razgovore s relevantnim poslovnim jedinicama ili zaposlenicima iz prodaje ili tehničkim osobljem (inženjeri, znanstvenici, itd.) da biste odredili trenutačne postupke i tehničke specifikacije svakog proizvoda vašeg poduzeća.
|
| 3. korak |
Izrada Priručnika za PUU
- Izradite „Priručnik za PUU“ koji sadrži postupno opisane unutarnje procese i pisane standardne operativne postupke za provedu PUU-a
- Prilagodite PUU aktivnostima vašeg poduzeća i specifičnim poslovnim okolnostima.
|
| 4. korak |
Provedba PUU-a
- Najavite i obavijestite cijelo poduzeće o primjeni i provedbi PUU-a
- Započnite osposobljavanje i podizanje svijesti svih relevantnih zaposlenika
- Podijelite smjernice za provedbu i Priručnik za PUU svim relevantnim zaposlenicima
- Identificiranje ovlaštene službenike za usklađenost strateške kontrole trgovine i obavijestite ih o organizacijskoj strukturi PUU-a (uključujući i hijerarhiju funkcija)
- Dodijelite potrebna financijska sredstva i postavite operativnu podršku da biste omogućili učinkovitu provedbu PUU-a
- Odredite očekivanja od zaposlenika kojima su dodijeljene funkcije usklađenosti
|
| 5. korak |
Kontinuirano održavanje PUU-a
- Provodite redovne audite PUU-a i provjeravajte učinkovitost PUU-a
- Nadgledajte promjene u nacionalnim uvjetima strateške kontrole trgovine i ažurirajte PUU prema izmjenama zakona, ažuriranim kontrolnim popisima te ostalim promjenama u nacionalnom sustavu strateške kontrole trgovine
- Redovito pregledavajte i ažurirajte klasifikaciju proizvoda za nove i postojeće predmete/tehnologije
- Provodite kontinuirano osposobljavanje iz područja strateške kontrole trgovine za zaposlenike
- Procijenite izmjene u poslovnim praksama i identificirajte nove rizike usklađenosti (npr. novi klijenti, nova tržišta ili proizvodi, novi trendovi u proliferaciji)
- Revidirajte PUU na način da uključite i uzmete u obzir identificirane rizike i slabosti usklađenosti
|
Napomena: Vaše bi se poduzeće trebalo konzultirati s nacionalnim tijelima da bi utvrdilo ako postoje zahtjevi, nacionalne smjernice, poticaji i/ili dostupni resursi na području strateške kontrole trgovine u vašoj državi.