Većina država od trgovaca traži da održavaju kompletnu i točnu evidenciju o njihovi aktivnostima strateške kontrole trgovine u određenom razdoblju vremena te kada se to od njih zatraži obvezuju se imenovanim nacionalnim tijelima odobriti pregled navedenih zapisa. U mnogi državama ako se ne vodi evidencija vezana za stratešku kontrolu trgovine može rezultirati kaznama prema poduzeću i zaposlenicima. koje propisuju nacionalna tijela.

Uspostavljanje detaljnog i sljedivog sustava vođenja evidencije aktivnosti koje uključuju stratešku kontrolu trgovine je ključno za vaše poduzeće i njegove napore vezane uz usklađenost strateške kontrole trgovine. Cilj elementa vođenja evidencije je da se osigura da se dokumenti strateške kontrole trgovine (administrativni i zapisi transakcija) održavaju na dosljedan način i da se mogu pružiti državnim tijelima ili drugi vanjskim strankama u svrhu inspekcije ili revizije.

Poduzeća koja održavaju potpune zapise transakcija strateške kontrole trgovine uživaju prednosti koje se šire i izvan usklađenosti trgovine.. Učinkovito vođenje evidencije umanjuje rizik na način da se zaposlenicima i službenicima za usklađenost omogući analiza trendova narudžbi strateške robe tijekom jednog vremenskog razdoblja. Detaljna provjera vaših zapisa poduzeća može vam pomoći da prepoznate obrasce kod klijenata, proizvoda, krajnjih uporaba, krajnjih korisnika i odredišta - što može dovesti do boljeg uvida u potencijalno sumnjive upite..

Nadalje, sveobuhvatan sustav vođenja evidencije može osigurati službenicima za usklađenost da primijete slučajne povrede strateške kontrole trgovine tijekom revizije i mogu pomoći u suradnji s tijelima provedbe zakona u slučaju istrage na području strateške kontrole trgovine.

Da bi se primijeni element vođenja evidencije vašeg PUU-a, vaše poduzeće mora identificirati što, kada, tko i kada se zapisi strateške kontrole trgovine moraju čuvati na način da informacije budu dostupne i da se do njih može brzo doći kada je to potrebno.

Provedba elementa vođenja evidencije vašeg PUU-a zahtijeva tri osnovna zadatka:

1. Identificirati pojedince koji su zaduženi za održavanje zapisa strateške kontrole trgovine;
2. Odrediti koje administrativne i transakcijske zapise se mora čuvati i koje je zatraženo razdoblje čuvanja; i
3. Izraditi sustav unošenja i povlačenja i željeni format za održavanje i čuvanje zapisa strateške kontrole trgovine.