Vaše poduzeće najprije mora javno identificirati pojedinca(e) ili odjel(e) kojima će dati zadatke vezane za stratešku kontrolu trgovine. Više rukovodstvo će uglavnom izdati izjavu o politici koja će definirati odgovornosti zaposlenika koji će voditi evidenciju i koja će naglasiti da se podaci moraju tretirati kao imovina poduzeća . Postupci i politike vašeg poduzeća moraju nastojati riješiti najmanje sljedeće:

1. Identificirati pojedinca(e) odgovornog za određivanje zapisa koji će se čuvati, format zapisa i razdoblje čuvanja
    

   Glavni službenik za usklađenost vašeg poduzeća, često u suradnji s višim rukovodstvom, odredit će format (tiskani ili elektronički), trajanje (najmanje zakonski predviđen rok) i lokaciju (centralizirano mjesto za pohranu zapisa za tiskane podatke i/ili elektronička baza podataka) za održavanje dokumentacije strateške kontrole trgovine.
    

2. Odredite osobe odgovorne za održavanje i upravljanje zapisima strateške kontrole trgovine

Da biste osigurali dosljednu praksu vođenja evidencije, vaše poduzeće mora odrediti pojedinca(e) ili odjel s osnovnom odgovornošću za upravljanje dokumentacijom strateške kontrole trgovine.

Vaše poduzeće tada mora odrediti:

• Tko ima pristup zapisima koji se odnose na stratešku kontrolu trgovine?
  • Pojedinac/ci odgovorni za operacije, korištenje i održavanje sustava vođenja evidencije mogu uključivati zaposlenike iz poslovnih jedinica, upravljanja zapisima, vođenja IT sustava i drugih.
• Kako se zapisi strateške kontrole trgovine prenose / šalju od zaposlenika do pojedinaca ili tijela odgovornih za upravljanje zapisima strateške kontrole trgovine (zapovjedni lanac vođenja evidencije)?
• Tko je odgovoran za pružanje zapisa strateške kontrole trgovine unutarnjim ili vanjskim revizorima?
• Tko je odgovoran za pružanje nacionalnim tijelima podatke strateške kontrole trgovine na inspekciju (uglavnom glavni službenik za usklađenost ili pravni savjetnik)?
• Tko je odgovoran za osiguranje točnosti i integriteta zapisa strateške kontrole trgovine?
• Tko je odgovoran za podršku pojedincima koji su odgovorni za vođenje evidencije strateške kontrole trgovine?
  • Ako primarna odgovorna osoba nije u mogućnosti izvršiti svoje obveze vođenja evidencije, mora postojati druga ovlaštena osoba koja može obavljati zadatke vođenja evidencije.

Napomena:  Ako iz bilo kojeg razloga zamjenska osoba nije dostupna, moraju postojati procedure da se izbjegne da neovlaštene neosposobljene osobe preuzmu određene radnje.

3. Utvrditi tko je odgovoran za slanje zahtjeva za vođenjem evidencije relevantnom osoblju

Ovlašteno osoblje za usklađenost strateške kontrole trgovine će zaposlenicima dati pisana uputstva o postupcima vođenja evidencije, uključujući opis svih postupaka, sveobuhvatan popis svih administrativnih i transakcijskih evidencija koje je potrebno voditi, lokaciju zapisa vezanih za stratešku kontrolu trgovine, popis svih zaposlenika koji su odgovorni za vođenje evidencije i pomagala koja opisuju odobrene postupke za snimanje i spremanje najvažnijih zapisa povezanih sa strateškom kontrolom trgovine. Zaposlenike se također mora obavijestiti o svim izmjenama u zahtjevima za vođenje evidencije vašeg poduzeća. Na sličan način aktivnosti osposobljavanja vezane za PUU moraju naglasiti važnost detaljnog vođenja evidencije i moraju upoznati zaposlenike sa zahtjevima, postupcima i procesima vođenja evidencije strateške kontrole trgovine.