Sljedeći zadatak predviđa izradu modula revizije. Revizija usklađenosti strateške kontrole trgovine uglavnom uključuju pregled razine transakcije i razine procesa strateške kontrole trgovine, s posebnim naglaskom na područja visokog rizika. Postupak provjere kontrole liste samoprovjere može se izvršiti da bi se evidentirala provjera svake komponente PUU-a. Poduzeća ponekad upotrebljavaju jednostavne kontrolne liste čimbenika sukladnosti za provođenje revizije.

Napomena: Predložak modula revizije i opsežna kontrolna lista samoprocjene dostupni su u odjeljku „Pomoć za provedbu PUU-a“ Vodiča za PUU.

Najbolji način da poduzeće provjeri učinkovitost svoje usklađenosti je da formalno provjeri sve elemente svog programa usklađenosti, uključujući i sam proces revizije. Učinkovit program revizije uspoređuje svakodnevne prakse usklađenosti strateške kontrole trgovine s pisanim postupcima da bi se utvrdilo primjenjuje li se PUU ispravno i učinkovito.. Revizija određuje jesu li tijekom postupka postavljana ispravna pitanja kojima se osigurava da su aktivnosti i transakcije poduzeća u potpunosti usklađene sa zahtjevima strateške kontrole trgovine.

Revizijske tehnike

Dio ovog zadatka uključuje utvrđivanje revizijskih tehnika kojima se koristi revizor. Revizor može uporabiti bilo koju od sljedećih tehnika u izvršavanju revizije PUU-a:

• Razgovor s osobljem i rukovodstvom koji se bave usklađenošću strateške kontrole trgovine;
• Podjela kontrolne liste ili pitanja relevantnom osoblju;
• Pregled trenutačnih politika i postupaka, uključujući sve pisane smjernice za PUU;
• Pregled transakcija i administrativnih dokumenata;
• Usporedba operativnih praksi usklađenosti strateške kontrole trgovine s pisanim postupcima (npr. Koliko se poduzeće točno pridržava utvrđenih, pisanih politika i postupaka PUU-a? ).

Revizijski kriteriji

Revizor također mora prethodno odrediti revizijske kriterije u pisanom obliku. Opsežna revizija strateške kontrole trgovine bi trebao uzeti u obzir najmanje sljedeće:

• Postupak izdavanja dozvole i provedba dozvola strateške kontrole trgovine, uključujući pridržavanje uvjeta navedenih u dozvoli;
• Stupanj predanosti rukovodstva usklađenosti strateške kontrole trgovine;
• Količina i kvaliteta osoblja za usklađenost strateške kontrole trgovine te postoje li jasne razine odgovornosti i organizacijske komunikacije unutar poduzeća;
• Provedba dubinske analize i provjere transakcija, kao i zaštitnih mjera u različitim fazama transakcije - od upita za ponudu do slanja pošiljke;
• Uzorkovanje transakcija koje uključuju kontroliranu robu da bi se provjerila sukladnost sa zahtjevima za izdavanje dozvole;
• Priručnik za PUU;
• Kvaliteta i točnost postupaka unutarnje revizije / audita u poduzeću;
• Programi obuke i izobrazbe u poduzeću te napori pri podizanju svijesti;
• Vođenje evidencije i opseg u kojem poduzeće održava detaljnu dokumentaciju kontroliranih transakcija i aktivnosti;
• Mehanizmi obavješćivanja koji se koriste za izvješćivanje o nesukladnostima u poduzeću;
• Postupci za korektivne mjere i povratne informacije nakon revizije ili kršenja strateške kontrole trgovine;
• Postupci za ažuriranje PUU-a kada dođe do promjena u primjenjivom zakonodavstvu koje se odnosi na stratešku kontrolu trgovine;
• Kontrole tehnologije i postupci koji se odnose na nematerijalni prijenos tehnologije (ako je primjenjivo);
• Kontrola pristupa i mjere fizičke sigurnosti te postupci koji se primjenjuju da bi se stranim državljanima zaposlenicima ili posjetiteljima spriječio pristup kontroliranoj robi i/ili tehnologijama (ako je primjenjivo);
• Postojanje proceduralnih kontrolnih lista za putovanja u inozemstvo, uključujući ručno prenosive predmete kao što su prijenosna računala ili USB memorija koji mogu sadržavati kontrolirane tehničke podatke (ako je primjenjivo).

Napomena: Moduli revizije bi se trebali prilagoditi specifičnim aktivnostima i okolnostima u kojima posluje vaše poduzeće te zahtjevima strateške kontrole trgovine koji su na snazi u državi u kojoj posluje vaše poduzeće. Naprimjer, ako vaše poduzeće utvrdi da nije neophodno poduzeti postupke provjere za inozemne državljane koji posjećuju vaše poduzeće, onda to nije potrebno uključiti u modul revizije. Međutim, vaše poduzeće može odlučiti tijekom revizije ili naknadno da je neophodno preispitati odluku da takva provjera ne bude dijelom PUU-a. Ako vape poduzeće specifične provjere smatra nepotrebnima, preporučuje se takvu odluku dokumentirati u izvješće o reviziji uz popratno obrazloženje.

Pregled zapisa i dokumenata

Velik dio modula revizije uključuje provjeru zapisa koje vaše poduzeće održava. Postoje tri vrste zapisa koje auditor/revizor mora pregledati: Dokumentacija o PUU-u, evidencija transakcija te administrativna evidencija. Modul određuje da se svi primjenjivi zapisi čuvaju te bi trebao procijeniti dokumente da bi se utvrdila usklađenost sa svim primjenjivim zakonima i propisima.

Provjera dokumentacije PUU-a u vašem poduzeću trebala bi osigurati sljedeće:

• Važeća izjava o politici strateške kontrole trgovine.
• Postupci PUU-a su uobličeni u pisanom Priručniku za PUU.
• Dostupnost svih komunikacija i dopisa koji se odnose na stratešku kontrolu trgovine.
• Potpunu evidenciju pohađanja programa osposobljavanja o strateškoj kontroli trgovine.
• Usklađenost PUU-a u praksi s pisanim postupcima koji su navedeni u Priručniku za PUU.

Nadalje, revizor mora odrediti, reprezentativnim uzorkovanjem,* jesu li sljedeći zapisi u redu:

• Dokumentacija koja potvrđuje da je provedena provjera transakcije (sa završetkom, rezultatima, datumom i osobom koja je bila odgovorna za provjeru).
• Dozvole i popratna dokumentacija koja se odnosi na kontrolirane transakcije.
• Zapise koji potvrđuju da su odgovarajuće dozvole dobivene za kontrolirane transakcije i da su sve okolnosti za izdavanje dozvole zadovoljene.
• Dokumentacija koja potvrđuje da su svi zahtjevi za izdavanje dozvole vezani za robu dani odgovarajućim strankama unutar poduzeća (npr. odjelu za slanje pošiljaka).

* Napomena: Da bi se osigurala provjera reprezentativnog broja transakcija, potrebno je izvršiti provjeru barem jedne pošiljke po klijentu ili odredištu. Određena poduzeća provode i provjere transakcija nasumičnim uzorkovanjem.